Instituto de Administración y Negocios de la CCL - ICAM

¿Te encargaron realizar un evento? Conoce los siguientes tips

¿Sabes cómo planificar una reunión?

Gestionar un evento permite que el público participe cara a cara y en tiempo real de una comunicación efectiva donde nuestros cinco sentidos, oído, vista, tacto, olfato y gusto se involucren emocionalmente en el proceso9. 

Sea una reunión de confraternidad o una exposición con cientos de asistentes, hay pautas que se deben tomar en cuenta para no fracasar. A continuación te ofrecemos pautas básicas que se deben tomar en cuenta:

Planificación

Conocer el tamaño y el propósito de la reunión es sumamente importante y debe absolver las siguientes dudas: ¿Cuántas personas asistirán? ¿Cuánto va durar? ¿Dónde se desarrollará? ¿Qué temas se llevarán a cabo? ¿Qué estrategias utilizar para que no falte público? Tras tener las respuestas, podremos lograr el éxito en nuestro evento.

Localización

Si nuestra reunión  se realizará en las instalaciones de una organización es necesario reservar el local con anticipación. Ejemplo de ello son los hoteles y restaurantes que cuentan con ambientes disponibles para este tipo de coberturas.

Asientos

Esta disposición varía dependiendo del objetivo de la reunión: si es una reunión del directorio de una empresa, esta suele ejecutarse en la hora de la comida o cena. Para ese caso, los asistentes tienen la posibilidad de estar sentados en mesas redondas. Primero se lleva  a cabo la cena y luego se escucha al orador.

Si es una conferencia o seminario, los asientos se colocan en filas consecutivas que miran hacia un estrado. Aquí el objetivo del evento es oír al orador.

¿Qué elementos debe tener la instalación?

El salón que hayamos elegido debe contar con buena iluminación, pantallas o monitores, micrófonos, equipos de video, asientos y mesas, estrado, agua y material de apoyo para los oradores y asistentes.

Ejecutar todo este plan de acción no se da de la noche a la mañana, debes prepararte y que mejor hacerlo con el nuevo Programa de Certificación de Eventos que te ofrece ICAM. Matricúlate y conoce todos los secretos para ofrecer una reunión de calidad. 

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